Welcome to Blogster!
653,489 Blogster Users  |  364,642 Posts
 
 
 

henderi

 

Blog Traffic: 79142

Posts: 73

My Comments: 19

User Comments: 54

Photos: 40

Friends: 10

Following: 0

Followers: 0

Points: 1189

Last Online: 52 days ago


 
 

Visitors

No Recent Visitors
 

Perencanaan Strategis Si Perguruan Tinggi

Added: Thursday, December 20th 2007 at 5:10pm by henderi
Related Tags: science, technology, computers
 
 
 

Perencanaan Strategis Sistem Informasi Perguruan Tinggi
Studi Kasus di STMIK Raharja

Oleh : Henderi
Email : acalapati5@gmail.com, henry_syafei@yahoo.com


ABSTRAKSI

Perencanaan strategis sistem informasi dilakukan untuk menetapkan kebijakan dan perencanaan penerapan teknologi infomasi sebagai pendukung bussiness process dan solusi permasalahannya dengan tingkat akurasi yang tinggi dan mengetahui kemungkinan-kemungkinan terjadinya sistem prosedur yang kurang tepat. Untuk mencapai maksud tersebut, perencanaan strategi sistem informasi suatu organisasi (termasuk perguruan tinggi didalamnya) hendaknya dilakukan melalui tahapan-tahapan: analisa mengenai tujuan dan masalah/kebutuhan informasi (goal and poblem), critical succes factor (CSFs), analisa SWOT, analisa dampak teknologi informasi (technology impact analysis) dan analisa terhadap visi atau pandangan sistem yang strategis (strategy system vision) dan peninjauan model dari fungsi-fungsi bisnis (business proccess) organisasi. Pada STMIK Raharja, perencanaan strategis sistem informasi dan modelnya dikembangkan berdasarkan melalui tahapan-tahapan tersebut dan mencakup layanan informasi yang harusdiberikan oleh STMIK Raharja sebagai sebuah Perguruan Tinggi. Penetapan perencanaan strategis sistem infomasi dan pemilihan model yang dikembangkan selanjutnya ditentukan oleh kebutuhan spesifik serta faktor-faktor penentu dengan memperhatikan peraturan dan prosedur baku. Pada tulisan ini akan disajikan pembahasan tentang landasan dan tahapan perencanaan strategis sistem informasi Perguruan Tinggi sebagai organisasi dengan mengambil suatu model layanan informasi pada STMIK Raharja Tangerang, dengan subsistem informasi akademik sebagai contoh kasus implementasi pengembangan. Untuk memperjelas pembahasan, pada tulisan ini juga dijelaskan secara singkat tentang strategi implementasi sistem informasi pada STMIK Raharja sebagai sebuah organisasi Perguruan Tinggi.
1. PENDAHULUAN
Adanya perkembangan atau pergeseran sosial ekonomi dan teknologi di era kesejagatan saat ini mempunyai impak secara langsung ataupun tidak langsung terhadap pekembangan dunia bisnis. Perkembangan ini membentuk lingkungan bisnis (termasuk bisnis pendidikan didalamnya) menjadi sangat kompetitif. Hal ini mendorong setiap institusi pendidikan berlomba meningkatkan kemampuannya, untuk dapat memenangkan persaingan tersebut atau minimal mampu bertahan. Pemanfaatan teknologi/sistem informasi merupakan salah satu aspek yang menjadi penentu dalam kompetisi tersebut.
Respon terhadap perubahan tersebut akan berdampak kepada struktur organisasi, budaya institusi (corporate culture, strategi organisasi, peraturan/prosedur yang telah ada, teknologi infomasi, manajemen dan proses bisnis (business process) pada Perguruan Tinggi.
Respon ini muncul karena Perguruan Tinggi dituntut berusaha keras untuk dapat menggaet mahasiswa yang potensial, baik dari aspek akademik maupun aspek pendanaan dengan cara menjamin akses bagi semua calon mahasiswa. Untuk memberi kemudahan askses bagi calon mahasiswa yang dimaksud, penggunaan teknologi/sistem informasi merupakan suatu kebutuhan bagi semua Perguruan Tinggi saat ini.
Selain untuk mempermudah akses bagi calon mahasiswa, penggunaan teknologi/sistem informasi harus dapat bermanfaat secara luas bagi proses bisnis dan kinerja Perguruan Tinggi. Keberhasilan suatu Perguruan Tinggi (termasuk organisasi lain) dalam membangun atau mengembangkan teknologi/sistem infomasi tergantung kepada ketepatan perencanaan strategis sistem informasi (oleh manajemen), metode yang digunakan dalam pembangunan dan pengembangannya, pemeliharaan, dilaksanakan dengan konsekwen dan dievaluasi secara periodik. Hal ini sejalan dengan makna/definisi perencanaan strategis sistem informasi secara umum yaitu perencanaan penerapan teknologi/sistem infromasi pada organisasi dengan perspektif “bagian atas/top management” yang memperhatikan dan mencakup kepentingan manajemen puncak secara langsung termasuk didalamnya kepentingan para pimpinan perusahaan/corporate president.
2. RUANG LINGKUP PERMASALAHAN
Tidak jarang top manajemen suatu Perguruan Tinggi kecewa (bahkan mengalami stres yang cukup tinggi) setelah “mencoba” menerapkan teknologi/sistem informasi untuk mendukung aktivitas bisnisnya karena pembangunan, pengembangan dan penerapannya tidak diawali dengan perencanaan strategis sistem informasi yang tepat. Berdasarkan kenyataan ini, maka pembahasan pada tulisan ini dibatasi pada permasalahan perencanaan strategis sistem informasi Perguruan Tinggi, studi kasus di STMIK Raharja Tangerang.
3. TUJUAN
Kajian ini dilakukan untuk membahas landasan dan tahapan dalam membuat perencanaan strategis sistem informasi Perguruan Tinggi, yang dapat digunakan sebagai referensi pengembangan sistem informasi untuk dapat meningkatkan kinerja dan nilai kompetitif organisasi.
4. METODELOGI
Pada pengkajian ini metodelogi dilakukan dengan tahapan-tahapan sebagai berikut:
1. Melakukan evaluasi yang luas serta logis terhadap sistem yang berjalan. Evaluasi ini dilakukan dengan 6 (enam) tahapan kegiatan yaitu (a) menentukan objektif/tujuan, (b) mempelajari organisasi, (c) menganalisa output yang sudah ada, (d) menyelidiki sistem dan prosedur yang berjalan, (e) menyelidiki kebutuhan input, dan (f) mengevaluasi sistem yang berjalan (Henderi & Maimunah, 2005).
2. Melakukan analisa terhadap sasaran dan masalah, critical success factors (CSFs), analisa dampak teknologi, pandangan sistem yang strategis, peninjauan model dari fungsi-fungsi Perguruan Tinggi (dalam hal ini STMIK Raharja), dengan menggunakan teknik piramida perencanaan strategis sistem infromasi (Martin James: 1990)
3. Menentukan urutan analisa perencanaan strategis sistem informasi dan menetapkan cakupannya.
4. Membuat desain model perencanaan/rencana strategis sistem informasi STMIK Raharja sebagai referensi pengembangan dan dapat diimplementasikan.

5. LANDASAN TEORI
5.1. Information System/ Management Information System
Menurut David Gordon & Olson M (1985), managemet information system is an integrated user-machine system, for providing information; to support the operations, management, analysis and decision making functions in an organization. Dalam tulisan ini ini jelas bahwa organisasi adalah Perguruan Tinggi.
Pada kenyataannya, Information System seringkali disebut dengan nama lain seperti Management Information System; Information Processing System; Information and Decision System; Organizational Information System; Data Processing; Information Resources Management. Untuk mempermudah pembahasan, selanjutnya pada tulisan ini akan dipakai istilah Sistem Informasi.
5.2. Information Strategis Planning (Perencanaan Sistem Informasi)
Menurut Martin James (1990), Informastion Strategis Planning: the top part of technology is concened with strategic planning which contains the type of planning of most direct interest to top management, including the corporate president. Sedangkan menurut Henderi (2004), perencanaan strategi sistem infromasi adalah perencanaan penerapan teknologi/sistem infromasi pada organisasi dengan perspektif “bagian atas/top management” yang memperhatikan dan mencakup kepentingan manajemen puncak secara langsung termasuk didalamnya kepentingan para pimpinan perusahaan/corporate president.
5.3. Critical Success Faktor (CSFs)
Menurut Martin James (1990), critical success faktor (CSFs) are the limited number of areas in which satisfactory result will ensure competitive performance for the individual, department, or organization.
5.4. Data
Menurut Gordon B. Davis (1985) data merupakan bahan mentah dari informasi, yang dirumuskan sebagai sekelompok lambang-lambang tidak acak yang menunjukan jumlah atau tindakan atau hal-hal lain. Data (berasal dari bentuk tunggal datum) adalah fakta, yang direkam dan disimpan, serta diolah menjadi informasi. Data merupakan “content” dari suatu sistem informasi.
Suatu sistem informasi tanpa data akan tiada artinya. Informasi diperoleh dari hasil pemrosesan Data, dan mempunyai “nilai”. Informasi adalah aset organisasi, karena itu harus dijaga keamanannya. Data pada sistem informasi Perguruan Tinggi [data akademik, penelitian, keuangan,…] ada yang merupakan data confidential yang harus dijaga Perguruan Tinggi. Selain itu, otentisitas perlu ada (tandatangan, pengesahan), yang dalam era digital saat ini perlu disimpan pula dalam bentuk digital.
5.5. Komponen Sistem Informasi
Komponen sistem informasi terdiri dari: (a) Organisasi, lingkungan tempat sistem informasi tersebut dipakai, (b) Prosedur, diformulasikan dalam lingkup Organisasi dan cakupnya. Prosedur akan diterjemahkan lebih rinci menjadi tahapan, langkah, rumus perhitungan dan menentukan “business process” dari sistem. Prosedur dan semua turunannya harus konsisten dengan peraturan yang lebih atas, (c) Manusia pengguna (baik sebagai operator, manajer, user), yang akan memasukkan data, memelihara dan memanfaatkan data, (d) Sarana pemroses data dan penyimpanan informasi, sehingga data yang disimpan mudah diperoleh kembali dan disajikan menjadi informasi yang berguna. Patut dicatat, bahwa sistem informasi tidak harus terkomputerisasi. Untuk selanjutnya, dalam artikel/makalah ini sistem informasi adalah sistem informasi yang berbasis teknologi informasi (terkomputerisasi).
Jika sistem informasi ingin diproses dengan komputer, maka selain Prosedur, maka sebagai pemroses dibutuhkan (Liem Inggriani, 2003):
- Infrastruktur, terutama hardware dan jaringan karena saat ini hampir tak ada aplikasi yang hanya difungsikan dari satu komputer saja.
- Aplikasi komputer (software) dan basis data, jika sistem informasi ingin difungsikan secara terkomputerisasi. Aplikasi komputer dikembangkan dengan bantuan perangkat pengembangan dan sistem basisdata yang dipilih.
5.6. Model
Menurut kamus Webster, model : a preliminary respresentation of something, serving as a plan for which the final (usually larger) is to be constructed. Model Sistem Informasi Perguruan Tinggi adalah gambaran umum mengenai sistem informasi yang dapat dipakai sebagai ancangan pengembangan sistem informasi PT. Namun, karena beragamnya PT realisasinya harus dilaksanakan dengan banyak faktor.
6. PEMBAHASAN
6.1. Perencanaan Strategis Sistem Informasi
Perencanaan strategis sistem informasi berfungsi sebagai kerangka kerja (frame work) untuk pembuatan atau pengembangan sistem informasi pada organisasi yang terkomputerisasi, yang dalam pelaksanaan implementasinya bisa dilaksanakan secara terpisah dan dikembangkan atau dimodifikasi dengan menggunakan alat bantu yang sesuai.
Pendekatan perencanaan sistem informasi secara luas dan tepat pada akhirnya memungkinkan perusahaan mencapai koordinasi antara sistem-sistem yang dibangun, memberi fasilitas maksimum pada pemakaian pengembangan sistem infomasi berikutnya, memberi kemudahan perubahan sistem jangka panjang, dan pada gilirannya mampu mengidentifikasi ketepatan penggunaan komputer untuk mencapai sasaran organisasi.
Dalam perencanaan strategis sistem informasi, suatu Perguruan Tinggi hendaknya mampu melihat secara strategis infomasi yang diperlukan untuk menjalankan organisasi secara efektif dan paling memungkinkan, dan memperlihatkan hal strategis bagaimana teknologi/sistem informasi dapat dipergunakan untuk meningkatkan kemampuan organisasi. Perencanaan juga harus berkaitan dengan dorongan strategis sasaran top manajemen dan critical sucess factors (CSFs), berkaitan dengan bagaimana teknologi/sistem infromasi dimanfaatkan untuk menciptakan kesempatan baru dan memberikan keuntungan bersaing. Intinya perencanaan strategis sistem infromasi Perguruan Tinggi memuat pandangan tingkat tinggi dari Perguruan Tinggi mengenai fungsi-fungsi, kebutuhan data dan infomasinya.
6.1.1. Piramida untuk Perencanaan Strategis Sistem Informasi
Salah satu metodologi yang dapat digunakan dalam merumuskan cara pandang strategis infromasi yang diperlukan perguruan tinggi adalah dengan menggunakan piramida perencanaan strategis sistem informasi yang terdiri dari kegiatan: (a) analysis goal and problem, (b) critical success factor analysis, (c) technology impact analysis, (d) strategy system vision (Martin J : 1990).
Tahapan-tahapan kegiatan dengan metode ini dilaksanakan dengan prinsip top down dan terdiri dari perspektif top management dan perspektif MIS (management information system) yang digambarkan dalam bentuk piramida sebagai berikut.
Anaysis of Goal and Problem …. (a)

Critical Success Factor Analysis.. (b)
Of direct interest to
top management Technology impact analysis.. (c)

Strategy system vision… (d)
Gambar 1. a. Piramida perencanaan strategis sistem informasi perspektif top manajemen

Of Pimary interest
to Top MIS Planner The overviewe model of the function of the enterpices.. (e)


Entity relationship modeling.. (f)

Gambar 1.b. Piramida Perencanaan Stategis Sistem Infomasi Perspektif MIS planner

a. Analisa sasaran dan masalah (Anaysis of Goal and Problem)
Dilakukan untuk mendapatkan representasi terstruktur dari sasaran-sasaran dan permasalahan-permasalahan suatu Perguruan Tinggi dimana selanjutnya dikaitkan dengan: (1) Unit-unit Perguruan Tinggi atau departemen, (2) Motivasi dari individu manajer (MBO), (3) Kebutuhan informasi dan sistem.
b. Analisa critical success factor (CSFs)
Mengidentifikasi suatu bidang atau bagian yang harus dilakukan dengan baik agar Perguruan Tinggi berjalan lancar. Analisa CSFs dapat lagi diuraikan menjadi: (1) Critical assumption set (himpunan asumsi-asumsi yang kritis), (2) Critical decision set (himpunan keputusan-keputusan yang kritis), (3) Citical information set (himpunan informasi-informasi yang kritis). Kritis mengandung arti harus diperhatikan karena sangat beperan atau mempengaruhi/menentukan kesuksesan atau kegagalan.
c. Analisa dampak teknologi (Technology Impact Analysis)
Analisa dampak teknologi dilakukan untuk mengkaji kaitan antara perubahan yang sangat cepat dari tekonologi dengan peluang-peluang bisnis Perguruan Tinggi serta ancamannya. Dari kajian ini diperoleh indentifikasi dan urutan prioritas dari peluang-peluang dan ancaman-ancaman (menentukan prioritas peluang yang harus dimanfaatkan dan menentukan prioritas ancaman yang perlu ditanggulangi/dicari solusinya), sehingga eksekutif dapat melihat dan membuat keputusan atau melakukan tindakan yang sesuai.
d. Pandangan Sistem yang Strategis (Strategy system vision)
Dilakukan dalam rangka mengkaji peluang-peluang strategis untuk membuat atau mengembangkan sistem baru agar Perguruan Tinggi dapat lebih berkompetisi. Sistem yang strategis dapat diperoleh dari adanya restrukturisasi atau perubahan dalam menjalankan bisnis Perguruan Tinggi.
e. Peninjauan Model dari Fungsi-Fungsi pada Peguruan Tinggi
Peninjauan ini dimaksudkan untuk memetakan fungsi-fungsi bisnis Perguruan Tinggi dan menghubungkannya dengan unit-unit organisasi, lokasi dan entity, dimana data tersimpan. Pemetaan dilakukan dengan matrik yang terkomputerisasi.
f. Entity – Relationship Modeling
Kegiatan untuk membuat peta hubungan antara entity-entity dimana merupakan kajian dari data-data yang harus disimpan pada database perusahaan.

6.1.2. Urutan dari Analisa Perencanaan Strategis Sistem Informasi
Untuk dapat merumuskan perencanaan strategis sistem informasi dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan suatu Perguruan Tinggi, dan mudah disesuaikan pada masa yang akan datang perlu dilakukan analisa secara sistematik dan logis. Urutan analisa dapat dilakukan dengan menggunakan metode urutan information strategy planning menurut Martin James (1990) sebagai berikut:


























Gambar 2. Urutan analisa perencanaan strategis sistem informasi

Dari gambar urutan analisa perencanaan diatas, tampak bahwa analisa diawali dengan kegiatan membuat sebuah model (yang merupakan pandangan) secara menyeluruh terhadap cakupan sistem informasi yang mampu “melayani” semua kebutuhan sebuah organisasi (dalam hal ini Perguruan Tinggi). Model ini selanjutnya dapat ditindaklanjuti secara paralel (juga bisa secara sekuensial ) dalam 2 (dua) blok jenis spesifikasi tugas/pekerjaan dalam perencanaan strategis sistem informasi yaitu blok analisis perencanaan strategis/logis (blok kiri), dan blok perencanaan fisical/perspektif MIS (management information system). Pada gambar tersebut juga tampak bahwa pelaksanaan dan penyelesaian setiap kegiatan pada masing-masing blok bersifat sekuensial (urut), sehingga penyelesaian setiap kegiatan yang ada sangat dipengaruhi oleh jenis penyelesaian kegiatan yang lebih awal.
Namun demikian, dalam realitasnya pelaksanaan dan penyelesaian setiap jenis spesifikasi tugas/pekerjaan pada setiap blok kadangkala tidak selalu sekuensial, bahkan untuk beberapa kegiatan bisa dilaksanakan dan diselesaikan secara paralel. Hal ini dimungkinkan karena implementasi urutan analisa perencanaan strategis sistem informasi pada Perguruan Tinggi mempunyai batasan terhadap besar dan kompleknya Perguruan Tinggi, apakah bersifat lokal, nasional atau multinasional, perbedaan tipe, dan perbedaan manajemen.

6.1.3. Piramida Sistem Informasi
Selain harus memperhatikan urutan analisa, agar perencanaan strategis sistem informasi dapat menghasilkan cetak biru pembangunan dan pengembangan sistem informasi Peguruan Tinggi sesuai kebutuhan, tepat sasaran, tepat manfaat dan tepat waktu (efektif dan efisien), maka perencanaan strategis juga harus memperhatikan bentuk piramida sistem informasi sebagai berikut:




Strategi


Analisa


Desain Sistem



Konstruksi

Data Aktifitas

Gambar 3. Piramida Sistem Informasi

Berdasarkan gambar piramida diatas tampak bahwa ada 4 (empat) kegiatan untuk setiap sistem informasi baik secara fungsional ataupun dalam perspektif enterprice. Deskripsi untuk masing-masing kegiatan adalah sebagai berikut:

1. Melihat secara strategis informasi yang diperlukan untuk menjalankan Perguru-an Tinggi secara efektif dan paling memungkinkan. Memperlihatkan hal strategis bagaimana teknologi sistem informasi dapat digunakan untuk meningkatkan kemampu-an bersaing (comvetitive) Perguruan Tinggi.
2. Model data logik yang dipergunakan dinormalisasi penuh. Menganalisa proses-proses yang diperlukan untuk mengoperasi-kan Perguruan Tinggi dan inte-grasikan.
3. Merancang record yang diper gunakan oleh prosedur yang dijalankan. Merancangn prosedur untuk melaksanakan proses yang di-pilih.
4. Penggunaan program aplikasi untuk data. Merancang logika progam detail atau input pada genera-tor kode.

Gambar 4. Tabel deskripsi kegiatan berdasarkan lapisan piramida sistem
informasi secara fungsional dalam perspektif data dan aktifitas

6.2. Arah Rencana Strategis (Pengembangan) Sistem Informasi STMIK Raharja
Sejauh ini, STMIK Raharja telah memanfaatkan teknologi/sistem informasi untuk mendukung berbagai fungsi pokok dalam dinamika proses akademik. Bertitik tolak dari kelemahan/kekuangan sistem yang ada, direncakan (rekomendasi) untuk membangun sebuh sistem terpadu dan menyeluruh yang mampu menangkap (meng-capture), mengolah, dan menyajikan informasi yang valid dan up to date dari setiap aktivitas yang terjadi dalam proses akademik. Dengan demikian diharapkan masyarakat kampus menuju information society dapat terwujud.
6.3. Model Konseptual Perencanaan Strategis Sistem Informasi pada STMIK Raharja
Perencanaan strategis sistem informasi STMIK Rahaja mencakup bagian layanan informasi Perguruan Tinggi secara keseluruhan (gambar 5). Berdasarkan gambar tersebut tampak secara umum bahwa layanan sistem informasi terbagi menjadi dua, yaitu layanan untuk internal dan layanan untuk eksternal. Layanan internal sekaligus membatasi akses ke dunia luar (untuk security).





















Layanan
Eksternal


Gambar 5. Model Proses Bisnis Sistem Informasi STMIK Raharja
Frame Work Perencanaan Strategis (Model Layanan dan Pendulungnya)

Gambar 5 tersebut adalah gambar yang masih global dan besifat fungsional/lojik, sehingga belum menggambarkan partisi dan alokasi fisik dalam organisasi STMIK Raharja misalnya apakah sistem akan dibangun secara tersebar atau terpusat.
Jika implementasi perencanaan strategis sistem informasi ini akan dibangun secara tersebar, maka penyebaran harus dilakukan secara terintegrasi dari sistem data processing (hardware, data, process) pada lokasi dimana end-user berada/bekerja. Sebaliknya jika sistem akan dilakukan secara terpusat maka harus memperhatikan kemampuan komputer pusat dan tata letak STMIK Raharja secara geografis. Jika suatu saat kampus STMIK Raharja terdiri dari beberapa gedung dan secara geografis terpisah maka sistem informasi harus dibangun secara tersebar. Dengan demikian layanan perangkat keras mungkin ada di setiap Program Studi/Jurusan, atau di kantor Pusat STMIK Raharja. Pada gambar ini juga belum menggambarkan integrasi/data yang dipakai bersama antar subsistem informasi.

6.3.1. Layanan Internal
Layanan internal yang paling utama supaya sistem informasi dapat difungsikan adalah layanan sistem penunjangnya , yang dapat terdiri dari: (a) Titik akses untuk setiap kategori pengguna, (b) Jaringan dan perangkat keras, (c) Koneksi kejaringan, pemeliharaan hardware, server dan jaringan lokal, (d) Layanan pemeliharaan software, termasuk penggunaan software yang harus mempunyai lisensi/legal, (e) Layanan lain yang mendukung beroperasinya semua layanan berbasis teknologi informasi.
Dari Gambar 5, terlihat pula beberapa subsistem informasi yang merupakan bagian dari sistem informasi STMIK Raharja keseluruhan, yang datanya harus terintegrasi untuk selanjutnya subsistem disebut sebagai sistem karena dapat beroperasi secara independent, diantaranya: (a) Sistem Informasi Akademik, (b) Sistem Informasi Kemahasiswaan, (c) Sistem Informasi Penelitian dan Pengabdian /pemberdayaan Masyarakat, (d) Sistem Informasi Keuangan, (e) Sistem Informasi Perencanaan, (f) Sistem Informasi Kepegawaian (sumber daya manusia), (g) Sistem Informasi logistik/sarana/ prasarana.
Sistem informasi akademik harus menjadi sentra dari sub sistem yang lain, karena aktifitas utama dari STMIK Raharja adalah aktifitas dalam bidang akademik. Setiap subsistem merupakan subsistem yang otonom, namun berinteraksi dengan baik dengan subsistem yang lain (pada gambar 5 tersebut sengaja tidak diperhatikan karena kompleksitasnya). Seharusnya semua subsistem satu sama lainnya saling berhubungan. Namun demikian, kenyataan dan fakta sebenarnya sistem dan subsistem-subesistem ini tergantung pada suatu ukuran Peguruan Tinggi. Ada kalanya sebuah subsistem sudah dapat menjadi sistem yang kompleks.
Biasanya, untuk menajemen puncak masih dibutuhkan integrasi data antar subsistem, dan dapat dibentuk suatu datawarehouse atau integrator aplikasi yang mengakses data dari semua subsistem (Inmon W. H, Imhoff C & Sousa R :1998). Cara lain adalah dengan melakukan download/upload data dari satu subsistem ke subsistem yang lain.
Sistem informasi ditinjau dari pemakainya di tingkatkan organisasi STMIK Raharja dapat mengandung fungsi-fungsi yang dikelompokkan menjadi sistem:
- Data Processing System, untuk tingkat sumber dan pengolahan data. Data yang diterima adalah data operasional, dimana volume/debit data biasanya besar dan prosesnya sederhana serta dapat hampir sepenuhnya diprogram (entry, capturing, validasi).
- Management Information System, untuk tingkat manajer (menengah sampai puncak) : untuk keperluan memonitor dan mengontrol operasional/proses yang harus dilakukan para “manager” sesuai tingkatannya. Tergantung kontrol yang diserahkan untuk diprogram dengan komputer, fungsi ini dapat menjadi sangat kompleks.
- Decision Support System, untuk tingkat pengambil keputusan. Beberapa keputusan yang bisa diprogram, menjadi bagian dari sistem informasi menajemen dan sistem pengolahan data.
- Executive Information System, yang biasanya merangkum semua sistem di bawahnya dan bahkan digabung dengan data dari luar sebagai pembanding.
Walau demikian batasan antara sistem dengan subsistem relatif terhadap sudut pandang dan sebuah sistem dapat terdiri dari gabungan fungsi/subsistem, sehingga subsistem informasi pada Gambar 5 dapat mencakup empat jenis fungsi di atas (sistem informasi eksekutif dipisahkan secara nyata sebab lain kepentingannya).
Cara akses sistem informasi, dapat dilakukan khusus melalui program yang dibuat (stand alone, lewat jaringan) atau dapat juga diakses dengan menggunakan browser (web based aplication). Lingkup akses intern dimungkinkan dengan mengatur hak akses menjadi jaringan lokal saja.
Pengguna layanan informasi di lingkungan STMIK Raharja adalah: mahasiswa, dosen, Ketua, pembantu Ketua dan semua jajarannya, Presiden Direktur, Direktur, Asisten Direktur, lembaga penelitian, dan semua unit. Pengguna yang beragam ini harus diberi hak akses sesuai dengan lingkup data dan otoritasnya. Akses harus dijamin hanya untuk pengguna yang berhak mengaksesnya. Untuk itu perlu pengelolaan pengguna (user management) yang baik.

6.3.2. Layanan Eksternal
Selain sistem informasi sudah menjadi “trend”, untuk itu STMIK Raharja (harus) mengkomunikasikan informasi yang dimilikinya lewat web site. Web site dapat bersifat statik atau dinamik. Web site STMIK Raharja (yang sudah memiliki sistem informasi) bersifat dinamik dan sebagian isi informasinya ditampilkan dari basis data yang dipunyai oleh subsistem informasi. Pengelolaan isi dari web merupakan persoalan tersendiri yang harus diselesaikan oleh STMIK Raharja (karena web site masih bersifat statik). Teknologi datawarehouse akan mempermudah realisasi layanan eksternal ini (Inmon: 1996), sebaiknya dipisahkan dari layanan internal karena kebutuhannya yang berbeda.

6.3.3. Layanan dan Metode Data
Data yang disimpan dalam sistem informasi harus akurat, terjamin kebenarannya, dan juga terjamin integritasnya serta mencerminkan kondisi terkini dunia nyata. Sistem informasi secanggih apapun tidak akan ada gunanya jika data yang diolah adalah “sampah”.
Sistem informasi hakekatnya adalah suatu proses pengolahan data yang dapat digolongkan menjadi: (a) input, (b) proses dan (c) penyajian/informasi. Data mengalir dari sumber data, disimpan sebagai arsip (kertas, basisdata) dan dapat di-retrieve/diakses oleh yang berhak. Volume data berbanding terbalik dengan kandungan informasi. Untuk tingkat organisasi yang lebih tinggi, volume data makin kecil (sudah diproses, dikompilasi, divalidasi, disarikan/rekapitulasi,…). Penyajian data sangat menentukan proses yang harus dilakukan.
Untuk sistem informasi STMIK Raharja, yang sebagian besar datanya berupa data akademik karena mempunyai ciri:
- Laju pertambahan data besar sekali (sebanding dengan jumlah mahasiswa).
- Data historik sangat penting (misalnya IPK dihitung dari semua sejarah pengambilan matakuliah).
- Data harus disimpan dalam waktu lama, sehingga volume sangat besar.
- Transaksi data sangat beragam dan tergantung aturan sesuai dengan kalender akademik : bacth, online terus menerus, atau hanya boleh diubah pada saat tertentu.
Ciri data semacam itu mengharuskan sistem informasi membutuhkan pengelola yang mampu menanganinya. Data yang disimpan oleh sistem informasi dapat berupa teks, angka, gambar atau bentuk lain. Data juga dapat disimpan dalam bentuk kode. Data diproses dengan komputer seringkali harus dikode, untuk menjamin keunikan dan mempermudah proses serta menjaga integritas data. Dengan demikian STMIK Raharja harus membentuk sistem kode yang memudahkan pengoperasian sistem informasi, dan juga transfer informasi antar sistem.
Selain harus dikode, karena data yang ada pada STMIK Raharja luas cakupannya maka item datanya harus ditentukan dari kebutuhan serta memenuhi persyaratan/regulasi yang lebih tinggi (misalnya item data yang ditulis dalam transkrip harus memenuhi item data sesuai denghan keputusan DIKTI No. 08/DIKTI/Kep/2002). Dalam menentukan otoritas pemakai, STMIK Raharja memperhatikan struktur organisasi yang tertera pada peraturan mengenai pendirian Perguruan Tinggi.

6.4. Model (Strategi) Pengembangan Sistem Informasi Spesifik pada STMIK Raharja
Berdasarkan model layanan yang tampak pada Gambar 5, STMIK Rahaja akan mengembangkan sistem informasi yang cocok dan sesuai dengan kebutuhannya. Pengembangan dan pembangunan sistem informasi dilakukan dengan terlebih dahulu melakukan dekomposisi dan penyederhanaan tehadap model disain perencanaan strategi yang ada pada gambar 5.
Penyederhanaan ini tidak bermaksud untuk merubah perspektif awal yaitu sistem yang dibangun tetap merupakan “sub-sistem” dari sistem yang lain. Sub-sistem tersebut mewakili proses bisnis (business process) yang ada pada STMIK Raharja. Pada penyederhanaan ini “respostory” sebagai data warehouse sengaja di hilangkan dengan tujuan mempertegas bahwa setiap sub-sistem dapat dikembangkan secara mandiri. Penyederhanaan model tersebut digambarkan sebagai berikut:






















Utama

Pendukung













Gambar 6. Model pengembangan sistem infromasi STMIK Raharja yang disederhanakan

Berdasarkan model pengembangan diatas, maka modul-modul pembangun sistem infromasi STMIK Raharja terdiri dari (Henderi, 2003):
No Modul Keterangan
UTAMA
1. Penerimaan Mahasiswa Baru Menangani proses penerimaan mahasiswa baru
2. Perwalian Mahasiswa Menangani proses perwalian mahasiswa (baru/lama)
3. Akademik (Mahasiswa & Nilai) Menangani proses pendataan nilai akademik mahasiswa
4. Penjadwalan Akademik Menangani proses pembuatan jadwal akademik (manual/otomatis)
5. Penelitian Menangani proses pelaksanaan/hasil penelitian akademik (semua peneliti dari civitas akademik)
6. Aministrasi Keuangan Menangani proses pendataan transaksi keuangan, baik terkait dengan mahasiswa maupun lembaga secara umum
7. Perencanaan Menangani proses perencanaan pengembangan, baik terkait dengan pengembangan kampus atau perencanaan secara umum
8. Administrasi Sidang dan KKP Menangani pendataan sidang dan KKP, termasuk progress masing-masing mahasiswa yang mengikutinya
9. Adiminstrasi Praktikum Menangani pendataan kegiatan praktikum, terutama untuk penggunaan alat dan bahan dilab (opsional)
10. Administrasi Alumni Menangani pendataan alumni
PENDUKUNG
11. Pemasaran Menangani proses pemasaran
12. Adimistrasi Sarana Prasarana Menangani pendataan asset/inventaris lembaga
13. Administrasi Perpustakaan Menangani administrasi perpustakaan (perpustakaan konvensional/digital)
14. Administrasi Kepegawaian Menangani administrasi kepegawaian (data induk, riwayat jabatan, pendidikan, keluarga, kepangkatan dll)
15. Layanan Orang Tua/Masyarakat Menangani proses layanan kepada orang tua atau masyarakat
16. Layanan Kepada Tingkat yang Lebih Tinggi Menangani proses layanan kepada tingkat yang lebih tinggi (Yayasan, Kopertis, Dikti)
17. Layanan Eksekutif Menangani layanan informasi kepada Pimpinan. Menerangkan semua informasi modul-modul lain (Data warehouse)

Gambar 7. Tabel modul-modul sistem informasi STMIK Raharja

Berdasarkan penjabaran diatas, tampak bahwa pengembangan sistem informasi STMIK Raharja juga merupakan sistem yang kompleks yang diturunkan dari perencanaan strategis sistem informasi. Pembangunan/implementasi akan dilaksanakan (dibangun) dari berbagai modul/sub-sistem dengan memperhatikan beberapa faktor/parameter dan strategi implementasinya.

6.4.1. Parameter Implementasi Model
Dalam mengembangkan dan pembangunan sistem informasi dari model layanan seperti yang digambarkan pada Gambar 5, STMIK Raharja senantiasa memperhatikan faktor-faktor sebagai berikut :
1. Kesiapan peraturan dan prosedur baku yang ditegakkan secara konsisten. Prosedur yang baku jauh lebih penting dari pada aplikasi komputer, karena aplikasi komputer harus didasari oleh prosedur yang baku yang menjadi dasar dari spesifikasi sistem. Prosedur baku harus diturunkan menjadi langkah rinci dan sebagian diterjemahkan menjadi business process yang merupakan motor dari sistem informasi. Selanjutnya harus ada penegakan berlakunya aturan dan prosedur secara konsisten. Jika peraturan dan prosedur belum konsisten (bahkan belum ada), maka program komputer akan sulit difungsikan karena spesifikasi berubah terus.
2. Sistem pengarsipan kertas yang rapi, akan menjadi dasar yang baik dalam pengembangan sistem informasi terkomputerisasi karena arsip kertas merupakan sumber data yang penting (Abas S: 2004). Arsip kertas tetap merupakan arsip otentik yang harus dipelihara, karena hukum di Indonesia sampai saat ini belum mapan jika menyangkut softcopy dan cyberlaw. Arsip kertas harus konsisten dengan arsip softcopy, dan siap di-audit kapanpun. Arsip (hardcopy, softcopy) harus disimpan sesuai retency period yang diperlukan. Khusus untuk buku registrasi mahasiswa, STMIK Raharja akan menyimpannya selama-lamanya.
3. Kesiapan tenaga pengoprasian dan staf : sistem informasi yang berbasis ICT (Information & Communication Technology) membutuhkan staf yang sudah “IT literate” dan mempunyai budaya kerja berbasis IT (konfirmasi dan otorisasi secara digital, komunikasi via e-mail, mengikuti perubahan yang cepat). Pendidikan yang tinggi belum menjamin budaya kerja dengan berbasis ICT sesuai best practices, yang menyebabkan sistem menjadi rumit karena harus mengakomodir banyak kesalahan/kelalaian manusia. Aspek ini harus menjadi bagian dari rancangan sistem informasi.
4. Kesiapan infrastruktur : investasi untuk infrastruktur cukup mahal, oleh karena itu harus direncanakan dalam rencana jangka panjang sebagai bagian dari perencanaan strategis sistem informasi. Karena peralatan teknologi informasi perubahannya sangat cepat, maka harus ada perencanaan jangka pendek sebagai penunjang.
5. Volume data : STMIK Raharja mempertimbangkan jumlah mahasiswa yang suatu saat akan mencapi ribuan, yang tentu akan membedakan kebutuhan sistem informasinya jika dibanding dengan jumlah mahasiswa yang masih ratusan. Jumlah mahasiswa juga akan mempengaruhi jumlah staf, pendanaan dan hal lainnya.
6. Lokasi kampus STMIK Raharja : saat ini kampus masih terpusat dan tidak tersebar di beberapa lokasi. Jika suatu saat kampus STMIK Raharja tersebar dan ingin dipunyai satu data terpusat, maka implementasi sistem harus memanfaatkan komunikasi dan didisain secara tersebar/terpusat.
7. Kesiapan aplikasi komputer (software) aplikasi komputer yang generik memang sudah ada, namun demikian seringkali tidak dapat memenuhi semua kebutuhan karena STMIK Raharja mempunyai ciri spesifik. Jika memaksakan memakai suatu paket, tidak menutup kemungkinan implementasi menjadi lama karena tailoring untuk penyesuaian memerlukan waktu.
8. Kesiapan data dan migrasi : data adalah content dari sistem informasi. Pemindahan arsip menjadi softcopy pada sistem yang baru akan memerlukan usaha besar. STMIK Raharja senantiasa berusaha menghindari terjadinya pergantian sistem komputer, karena migrasi menjadi beban kerja yang harus diperhitungkan karena dapat menjadi persoalan.
9. Pengelolaan perubahan : sistem informasi yang pertama kali diterapkan akan membawa banyak perubahan, terutama ke budaya kerja karena pada dasarnya manusia kurang menyukai perubahan. Oleh karena itu, manajemen perubahan harus dilakukan dengan baik dan menjadi bagian dari rencana implementasi.

6.4.2. Strategi Pengembangan dan Implementasi
Pengembangan semua sistem informasi dapat dilakukan sesuai dengan strategi yang ditentukan. Beberapa pilihan yang menjadi pertimbangan STMIK Raharja adalah:
1. Pembuatan pendefinisian tujuan dan kebutuhan secara menyeluruh yang matang dan topdown dari seluruh sistem, sebelum membuat subsistem. Data yang akan dipakai pada lebih dari satu subsistem harus ditentukan format dan pengkodeannya supaya implementasi lebih mudah. Namun demikian pada kenyataannya strategi dan metodelogi pengembangan implementasi sistem informasi pada STMIK Raharja adalah kompromi antara top down dan bottom up (Raharja U: 2004).
2. Pengembangan aplikasi komputer secara inhouse (implementasi tahap demi tahap), dibandingkan dengan membeli secara paket dan implementasi sekaligus. Karena STMIK Raharja mempunyai program studi yang berkaitan dengan informatika/sistem informasi, pengembangan aplikasi secara inhouse merupakan pengalaman kerja nyata dan menjadi topik penelitian yang tiada habisnya.
3. Pengembangan harus melibatkan semua pemakai dan inforcement dari manajemen puncak untuk memakainya. Suatu sistem informasi yang secara teknis sangat bagus, mungkin saja tidak terpakai karena tidak melibatkan user-nya dan tidak ada informcement pemakaian.
4. Berdasarkan keadaan data dan proses yang dibutuhkan, STMIK Raharja memilih salah satu strategi implementasi sistem : Centralized system, atau distributed system, dengan kemungkinan empat macam kombinasi data dan proses :
- Centralized data, distributed processing : data disimpan terpusat dan operasi dilakukan tersebar di lingkungan organisasi.
- Centralized data, centralized processing : data disimpan terpusat dan proses dilakukan terpusat. Ini menjamin security, namun jika suatu saat volume data sangat besar hal ini hampir tidak mungkin dilakukan.
- Distributed data, distributed processing : data terdistribusi dan pemrosesan terdistribusi. Pada saat tertentu dilakukan konsolidasi data. Data akan terjamin integritasnya jika kesadaran akan kebenaran data sudah membudaya, dan otoritas serta responsibilitas setiap pengguna dijamin oleh pengguna sendiri.
- Distributed data, centralized processing : hal ini sangat mempersulit operasional
Data yang “terpusat” dan proses yang dilakukan secara tersebar, akan dilakukan jika STMIK Raharja sudang berskala besar. Yang dimaksud dengan data “terpusat” adalah secara lojik, artinya dapat diimplementasi secara teknik dengan distributed database system.
5. Penentuan jadwal pengembangan dan implementasi : memulai sub sistem informasi satu persatu secara sekuensial, atau sekaligus secara serentak. STMIK Raharja menyadari jika dilakukan serentak, akan memakan banyak usaha dan tenaga sehingga perlu banyak SDM, tetapi langsung tuntas. Jika satu per satu, pada saat integrasi timbul kesulitan. Ironisnya, pada awal implementasinya, suatu sistem informasi sangat menyerap tenaga SDM, walaupun sebetulnya dirancang untuk meringankan beban SDM. Pada saat implementasi awal, dukungan manajemen sangat dibutuhkan agar SDM tidak putus asa ketika operasi sistem menjadi lebih berat akibat parallel system.
6. Karena saat ini teknologi memungkinkan adanya multiplatform dan multi-software tools, STMIK Raharja harus memikirkan antar mukanya. Perangkat pengembangan harus ditentukan dengan kemampuan sumberdaya dan biaya : memakai perangkat pengembangan komersial yang mapan, biasanya mempercepat pengembangan namun biayanya menjadi mahal.

6.4.3.Contoh Kasus Nyata ; Rencana Pengembangan Sub-sistem Akademik
Subsistem informasi yang digambarkan pada Gambar 5 dapat merupakan sebuah sistem yang besar (sengaja digambarkan dengan asumsi suatu saat STMIK Raharja akan berskala besar). Sistem informasi akademik sudah dikembangkan dan diimplementasi lebih awal, karena menyangkut operasi utama STMIK Raharja, dan berhubungan langsung dengan main customer (yaitu mahasiswa).
Sistem Informasi akademik STMIK Raharja tersebut direncanakan mencakup layanan operasional untuk front office (mahasiswa, program studi) dan backoffice Direktorat Pendidikan/unsur pimpinan, dan mencakup tracking proses serta pengambilan keputusan di setiap jenjang (misalnya kelulusan, penghentian studi), dan penyajian informasi bagi semua tingkatan sampai dengan Presiden Direktur.
Cakupan datanya mulai dari data mahasiswa semua strata, dosen dan wali, kurikulum, matakuliah dan pembukaan kelas, penjadwalan, nilai, pemrosesan status mahasiswa pada setiap tahap sampai keluar dari STMIK Raharja (lulus, mengundurkan diri, meninggal dunia). Dengan sistem ini, monitoring dapat dilakukan di tingkat Sekolah Tinggi, misalnya untuk melacak apakah nilai tepat waktu, apakah pemrosesan kasus batas waktu dilaksanakan sesuai target dan sistem mampu menghitung indikator kinerja akademik yang ditetapkan oleh Pembantu Ketua Bidang Akademik (dengan persetujuan Asisten Direktur Akademik atau Direktur).
Sistem juga diharapkan dapat membantu untuk melacak performasi kerja dari semua pihak, mulai dari petugas akademik, Tata usaha, Ketua/Sekretaris Program Studi, Pembantu Ketua 1, Asisten Direktur, Bagian Pendidikan dan jajarannya.
Sistem dikembangkan untuk mencakup seluruh siklus proses administrasi akademik yang dijalankan sesuai kalender akademik, dan sebagian diantaranya merupakan sistem yang online real time. Sebagian dari sistem informasi akademik ini juga menjadi link yang dapat diakses oleh semua sivitas akademik dari web site khusus akademik.
Sistem informasi akademik tersebut dikembangkan secara bertahap. Keseluruhan sistem disarankan untuk dikembangkan di lingkungan opensource dan menggunakan freeware. Pengembangan aplikasi dan pemeliharan data terpusat, server hosting dan maintenance dilakukan dengan dukungan Departemen Pusat Pengolahan Data dan Komputer STMIK Raharja.

7. Penutup

Untuk dapat membangun dan mengimplementasikan sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan spesifik STMIK Rahaja sehingga berfungsi untuk kebutuhan melayani sivitas akademika, maka STMIK Raharja (termasuk Pergurun Tinggi lainnya) harus membuat perecanaan strategis sistem infromasi dengan memperhatikan tujuan dan masalah Peguruan Tinggi (goal and problems), critical success faktors (CSFs), analisa dampak teknologi (technology impact analysis), pandangan sistem yang strategis (strategy system vision), dan peninjauan model dari fungsi-fungsi STMIK Raharja sebagai Peguruan Tinggi.
Perencanaan strategis sistem informasi STMIK Raharja diharapkan mampu menjadi acuan (blue print) dalam membangun sistem informasi yang baik dari segi manajemen Perguruan Tinggi di semua tingkatan (mulai dari Presiden Direktur, Direktur, Ketua, para Asisten Direktur, Pembantu Ketua, Kepala Jurusan, Sekretaris Jurusan, Kepala Bagian/Departemen) yang mempermudah dalam melakukan monitoring dan pengambilan keputusan. Dari dunia luar (masyarakat), harus memberikan informasi yang jelas mengenai kegiatan yang dilakukan dan layanan yang ditawarkan ke masyarakat sehingga misalnya jika memilih STMIK Raharja, sudah tahu tentang tujuan pendidikan, kurikulum, fasilitas dan lain sebagainya. Dari segi semua pemakai, harus mempermudah layanan informasi. Implementasi nyata di lapangan masih mempunyai tantangan sendiri, karena dalam banyak kasus, membawa banyak perubahan dan memerlukan sumber daya yang tidak sedikit.


DAFTAR PUSTAKA

Abas Sunarya: “ Perguruan Tinggi Swasta Harus Tingkatkan Kualitas ”, Majalah Berita Vonis New, Edisi 4 Th. I, 2003.
David Gordon & Olson M : “Management Information Systems : Conceptual Foundations, Structure And Development”, Mc Graw Hill, 1985
Henderi : “SIM : Tools Bagi Perguruan Tinggi Dalam Menghadapi Kompetitor Secara Sehat”, Makalah Seminar Ilmiah Perguruan Tinggi Raharja, Desember 2003.
Henderi & Maimunah : “Strategi Membangun Sistem Komputerisasi”, Jurnal Ilmiah Cyber Raharja Tangerang, Edisi 3 Th. II April 2005
Raharja U dkk : “ Rancangan Implementasi Data Warehouse pada Perguruan Tinggi Raharja ”, Laporan Penelitian Perguruan Tinggi Raharja, 2005
Steven Alter : “Information Systems, The Foundation Of E-Business”, Prentice Hall, 2002
Inmon : “Building the Data Warehouse”, John Wiley &Son, 1996, second ed
Inmon W. H, Imhoff C & Sousa : “Corporate Information Factory”, Wiley Computer Publishing, 1998
Liem Inggriani : “ Model Sistem Informasi Perguruan Tinggi”, Materi Penataran Pengembangan SIM Kopertis Wilayah IV, Bandung 2003
Martin James : “Information Engineering, Book II Planning and Analysis”, Prentice Hall, Englewood Cliffs New Jersey, 1990

User Comments

Pak, bolehkah saya mendapatkan artikel bapak mengenai rencana strategis perguruan tinggi...karena berhubungan dengan TA saya mengenai Audit IT di perguruan tinggi

Kirimkan kepada saya alamat e-mail Anda

Nanti saya kirimkan file tulisan tentang ini. Walau demikian kutipan-kutipan perihal artikel ini hendaknya dimuat sesuai sumbernya dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka

Perkenalkan saya dibyo (PNS-sedang tugas belajar), bolehkah saya dapatkan artikel Bapak tentang Perencanaan Strategis di Perguruan Tinggi, sebagai bahan referensi menyusun tesis saya mengenai Penyusunan rencana strategis TI / RENSTRA TI

Trimaksih.

email saya : boedyo@yahoo.com

saya susan, mahasiswa ilmu perpustakaan minta izin mengutip artikelnya ya, pak untuk bahan skripsi ttg rencana strategis pengembangan perpustakaan. thank's before...

Untuk Pak Dibyo: Saya sudah kirimkan complete paper-nya melalui e-mail.

Untuk Susan: Silakan. Jangan lupa dikutip sumbernya dan dicantumkan dalam daftar pustaka.

Post A Comment

This user has disabled anonymous commenting.